Aufgrund der schnellen Entwicklung und der häufigen Änderungen, mit denen wir leben (oder denen wir ausgesetzt sind), ist es immer wichtiger, Entscheide zu fällen, einen Vertrauensrahmen zu schaffen und zu delegieren. Die Mitarbeitenden erwarten von ihren Vorgesetzten, dass sie Entscheide fällen, organisiert sind und delegieren können.

Entscheidungsfindung

«Eine Entscheidung ist dann gut, wenn sie getroffen ist.» unbekannter Autor
«Die schlechteste aller Entscheidungen ist jene, die man nicht getroffen hat.» Zig Ziglar

Wenn ich Komplimente erhielt, dann oft verbunden mit der Aussage, ich hätte zügig Entscheide gefällt. Dies vermittelte Vertrauen und Sicherheit und setzte die Dinge in Gang. Hier die paar Prinzipien, denen ich während meiner ganzen Karriere bis heute nachgelebt habe:

Ich fälle einen Entscheid …

1. a) und habe richtig entschieden, das Resultat passt, alles ist bestens.
2. b) und habe falsch entschieden; ich lerne etwas daraus, die Analyse der Gründe für den Fehlentscheid ist mein erster Schritt in die Zukunft.

Überdies:

1. Keine unnötigen Informationen und vor allem nicht zu viele Informationen: Das beste Beispiel dafür ist die Karte mancher asiatischen Restaurants. Vor einer A4-Seite mit 50 verschiedenen Gerichten fühle ich mich verloren und habe Mühe zu entscheiden. Was wohl wähle ich in solch einem Fall aus? Natürlich … immer dasselbe. Ich nehme dann ein Gericht, das ich bereits kenne. Allenfalls wende ich mich an mein Gegenüber, frage nach dessen Wahl … und ziehe nach.

2. Achten Sie auf Ihre Intuition und die Sprache Ihres Körpers (somatische Signale). Sie haben bei einer Entscheidung «ein schlechtes Gefühl» … Ihr Bauch sagt Ihnen «pass auf» oder «wähle eine andere Person» … Millionen Informationen erreichen uns, ohne dass wir sie reflektiert analysieren könnten, aber unser Unterbewusstsein integriert und vermittelt sie uns über körperliche Signale … hören Sie auf Ihren Körper. Ich erinnere mich an drei Situationen, in denen ich jemanden eingestellt und prompt einen Fehler gemacht habe. Meine Intuition hatte mich gewarnt. Aber unter Zeitdruck (in zwei Fällen) oder aufgrund meines Vorgesetzten (im dritten Fall) habe ich dennoch – falsch – entschieden.

3. Gehen Sie an die frische Luft. Meine besten Entscheide und die cleversten strategischen Überlegungen haben sich auf Mountainbiketouren am Wochenende oder am Abend ergeben. Der andere Rahmen, die frische Luft und die Bewegung waren besonders günstig, um einen Entscheid zu fällen.

4. Achten Sie morgens beim Aufstehen auf Ihre ersten Eindrücke, darauf, was Ihnen in den Sinn kommt. Während der ganzen Nacht hat Ihr Unterbewusstsein gearbeitet und bietet Ihnen Ansätze dafür, in welche Richtung der Weg weitergehen könnte.

5. Und schließlich: entscheiden Sie sich, sagen Sie ja oder nein! Setzen Sie sich in Ihrem Kalender eine Frist und einen Termin, an den Sie sich halten müssen. Oft führt längeres Warten bloß zu noch mehr Zweifeln.

Delegieren

Definition:  Delegieren als Prozess (aus dem lateinischen «delegare» für hinsenden, anvertrauen, übertragen) bezeichnet die Übertragung von Verantwortung und damit von praktischen Kompetenzen von einer Instanz (delegierende Instanz) an meist untergeordnete Dienste oder Funktionen (Adressaten der Delegation). Delegieren ist ein spezielles Mittel zur Verteilung der Arbeit.

Gut geplantes Delegieren gehört zum effizienten Führen.  Delegieren ist die einzige Möglichkeit, sich Zeit freizuhalten, in der man sich auf die zentralen Aufgaben konzentrieren kann.  Wer delegiert, führt.  Wer gut delegiert, perfektioniert seine Mitarbeitenden.

Um zu delegieren und zu wissen, was du delegieren sollst, können Sie sich fragen, welches genau Ihr Mehrwert ist, wofür Sie bezahlt werden– und ob Sie die Kontrolle für das Ganze behalten.

Wenn ich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer meiner Weiterbildungen frage, weshalb sie nicht delegieren, bekomme ich, statt Antworten nicht selten Ausreden zu hören.  Darunter:  «Wenn ich es selbst erledige, geht es schneller» oder «die Qualität ist besser, wenn ich es selbst mache».

Auch beim Delegieren gilt es, einige grundlegenden Prinzipien zu berücksichtigen:

1. Delegieren ist eine Frage des Vertrauens: Vertrauen gegenüber der Person, an die man delegiert, sowie Selbstvertrauen.  Tatsächlich, wenn ich kein Vertrauen in mich selbst habe, wenn ich um meine Stelle bange, dann werde ich Mühe haben zu delegieren.

2. AKV-Prinzip (Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung): Eine Aufgabe wird einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin übertragen, die über die nötigen Kompetenzen zu deren sachdienlicher Ausführung verfügt.  Sie trägt dann die Verantwortung für diese Aufgabe.  Die delegierende Person behält die Gesamtverantwortung.  Beim AKV-Prinzip muss ich mich versichern, dass die beauftragte Person ihre Aufgabe verwirklichen kann, dass sie also den nötigen Handlungsspielraum zum Umsetzen der Arbeit und zum autonomen Entscheiden innerhalb des gegebenen Rahmens hat.

3. Transparenz in Sachen Information auch gegenüber den anderen Teammitgliedern: Wenn das Delegieren transparent erfolgt, haben die anderen Teammitglieder die benötigten Informationen zur Hand, um entweder diejenige Person zu unterstützen, die die Verantwortung bekommen hat, oder das eigene Tun mit jenem dieser Person zu koordinieren.

Ein ideales und modernes Führungstool ist in diesem Fall der Einsatz eines Blogs.  Schon vor über zehn Jahren, als ich auf Konzernebene für die Abteilung «Ausbildung und neue Medien» der Schweizer Post verantwortlich war, setzten wir einen Blog als Führungsinstrument ein.  Das NeueMedien-Team verwendete ihn schon und überzeugte mich davon, ihn auf die ganze Abteilung auszudehnen.

Über den Blog streuten wir nicht nur unsere Informationen und Entscheide, sondern auch die den verschiedenen Teammitgliedern zugeteilten Aufgaben.  Damit war Transparenz geschaffen – und vor allem hatten alle die Information.  Dieses Tool hat mich während meiner ganzen Karriere begleitet.

4. Ein Auge darauf behalten: Indem ich mehr oder weniger regelmäßig nachfrage, wie sich das Projekt entwickle, ob die Sache wunschgemäß laufe und/oder ob die beauftragte Person Unterstützung benötige, signalisiere ich Interesse.  Liegt ein Vertrauensverhältnis vor, wird mein Interesse nicht als Kontrolle, sondern als Unterstützung wahrgenommen.  Die beauftragte Person teilt mir dann eher ohne Umschweife mit, wenn etwas nicht läuft, und ich kann handeln, unterstützen.

5. Schließlich erfordert jeder wichtige Delegationsprozess einen Abschluss mit Debriefing und Feedback. Dabei können alle beteiligten lernen, sich verbessern, die Zusammenarbeit verbessern und den Grad an gegenseitigem Vertrauen erhöhen.

Selbstreflexion

• Delegieren Sie wirklich?
• Wie häufig kontrollieren Sie die von Ihnen delegierte Arbeit? Weshalb?
• Haben Sie vor dem Delegieren die gegenseitigen Erwartungen geklärt?

Fällen Sie Entscheide, delegieren Sie und schließen Sie systematisch mit einem Debriefing ab.  Jede neue Information ergänzt die Millionen Informationen, über die Ihr Unterbewusstsein bereits verfügt, und damit entwickeln Sie Ihre Intuition weiter.